Menjadi Produktif dengan Skala Prioritas

Journal Zona Xtra-Miles 4E pada kota program Bunda Produktif - Institut Ibu Profesional 

Knowledge Management 4E yang sudah dibahas detail dalam Membangun Habits, merupakan pijakan journal pada pekan Xtra Miles. 

Definisi Xtra Miles dalam kurikulum Bunda Produktif adalah melakukan aktivitas dengan usaha yang lebih. Dengan kata lain "memaksakan" diri agar mampu meraih hasil yang tidak biasa, alias lebih baik. Untuk melaksanakannya para Hexagonia akan menggunakan tabel empat kuadran yang disebut Impact Effort Matrix, dengan penjelasan sebagai berikut:

• Thankless Task area untuk aktivitas yang high effort yet low impact.
• Major Project area untuk aktivitas high effort and high impact.
• Quick Wins area untuk aktivitas yang low effort yet high impact.
• Fill Ins area untuk aktivitas low effort and low impact.

Dari empat area tersebut, Hexagonia harus mengosongkan area Thankless Task. Tidak ada lagi kegiatan yang membutuhkan usaha keras tapi dampaknya rendah. Bagaimana caranya? Mengacu pada pepatah practice makes progress. Usaha keras yang dilakukan secara terus menerus akan mengantarkan kita pada kemajuan yang berarti. Kita harus menyiasati tidak dengan melaksanakan dengan cara yang sama. 

Tingkat tertinggi adalah area Major Project, yaitu kegiatan yang membutuhkan usaha keras dan hasilnyapun maksimal. 

Pengosongan area Thankless Task bisa dilakukan dengan menggeser aktivitasnya ke dalam area Fill Ins, Quick Wins bahkan bila cukup percaya diri bisa langsung pada Major Project.

Bersama teman-teman di Co-housing, saya berdiskusi mengelompokkan aktivitas untuk melajukan PP. Kami berhasil untuk mengosongkan area Thanksless Tasks dan Fill Ins.  

Kegiatan atau aktivitas pada area Thankless Task ini disamakan dengan istilah rat race. Yaitu kesibukan yang tiada henti-hentinya namun hasilnya tidak seberapa.   Energi terkuras tanpa mendapatkan hasil yang seimbang. Sibuk tidak karuan dan melelahkan.

Impact Effort Matrix, Xtra-Miles 4E

Bagi saya, ada dua kunci sederhana yang harus dimiliki agar terhindar dari rate race ini. Skala prioritas dan menjadi orang yang produktif. 

Skala prioritas adalah salah satu metode Manajemen Waktu yang sederhana. Kita memilih aktivitas yang harus segera dikerjakan dan aktivitas yang bisa ditunda. 

Dengan mengelompokkan aktivitas tersebut lalu kita bisa fokus pada satu kegiatan hingga selesai. Kemudian baru memulai lagi dengan aktivitas yang baru. Demikian seterusnya sehingga pekerjaan bisa terselesaikan satu persatu. 

Hal ini yang membedakan orang sibuk dan orang produktif. Sering kita mendengar alasan tidak punya waktu karena sedang sibuk. Hati-hati bila kesibukan tersebut membawa kita pada rat race. Bagi saya setiap orang hidup pasti punya waktu. Yang membedakannya hanyalah usaha orang tersebut dalam memprioritaskan pekerjaan. 

__

Tulisan sebelumnya tentang gamifikasi: Kontribusi pada Kota